Perustaminen. Onko yritykselläsi tarvetta puhelinpalvelun perustamiselle? Onko tarkoituksena tarjota palveluita puhelimen välityksellä tai esimerkiksi laittaa pystyyn takaisinsoittopalvelu? Teleforumi tarjoaa tietoa kaikkeen edellä mainittuun!
Puhelinpalvelun perustaminen
Kun yritys lähtee laittamaan pystyyn puhelinpalvelua, on tärkeää huolehtia kaikki asiat kerralla kuntoon. Tämän avulla ehkäistään ongelmat myöhemmässä vaiheessa. Hyvä perustus antaa hyvät lähtökohdat toimivalle ja tuotteliaalle palvelulle!
Listaamme muutamia asioita, jotka jokaisen puhelinpalvelua perustavan henkilön tulisi tarkastella läpi. Ennen näitä kannattaa toki miettiä läpi, tuottaako yritys palvelun itse, vai ulkoistaako sen.
Tarkasta lakipykälät
Tarkista lakikohdat lävitse ja ole huolellinen sen suhteen, mitä pykäliä yritykselläsi tulee noudattaa. On tärkeää ottaa kaikki lakipykälät huomioon alusta lähtien, sillä palvelun toiminnan muuttaminen sen jo alettua on huomattavasti vaikeampaa, kuin toiminnan vasta käynnistyessä. Tähän kuuluu muun muassa se, ettei palvelu riko lakia tai kehota rikkomaan sitä millään tavalla. Yrityksillä tulee olla vaadittavat lisenssit ja luvat näkyvillä sekä saatavilla aina, jos joku ne haluaa tarkistaa. Kun kaikki lakipykälät on hoidettu kuntoon, on viisasta vielä teettää tarkistus viranomaisen puolesta. Tällä varmistetaan kaiken olevan lähtökohtaisesti kunnossa.
Tarjottavan palvelun luonne
Eri yrityksillä on tarjolla vaihtelevia palveluita ja tämä pätee myös puhelinpalveluihin. On kuitenkin huomionarvoista, minkälaista palvelua puhelimen välityksellä lähtee tarjoamaan. Eri palveluita koskee nimittäin erilaiset säännökset ja osalla palveluista on omalaatuisia erityissäännöksiä. Tällaisia puhelimen kautta tarjottavia palveluita ovat sellaiset, jotka aiheuttavat mahdollisia isoja riskejä asiakkaille. Ison riskin palvelut vaativat siis myös tiukempia säännöksiä, jotta mahdolliset riskit saadaan minimoitua.
Esimerkkejä tällaisista palveluista ovat muun muassa televisiossa näytettävät visaohjelmat, joihin katsojat voivat osallistua mukaan. Toinen esimerkki on television kautta tarjottavat ennustajapalvelut. Tällaisten ohella tarjottavat puhelinpalvelut vaativat toiminnaltaan sen, että keskustelut tallennetaan ja ennen puhelun alkua asiakkaalle selkeästi kerrotaan, mistä on kyse ja paljon kyseinen palvelu tulee maksamaan.
Rekisteröityminen
Kun yrityksen tarjottava palvelu on selvillä ja lakipykälät on hoidettu kuntoon, on tärkeää muistaa rekisteröidä palvelu kussakin maassa sen puhelinpalveluja valvovalle viranomaiselle. Rekisteröitymisen avulla yrityksiä ja niiden toimintaa valvotaan ja yrityksille voidaan tarjota nopeampaa ja yksityiskohtaisempaa apua ongelmatilanteissa. 
Viranomaiselle rekisteröityessä yritykseltä kysellään yksityiskohtaisia tietoja liittyen tarjottavaan puhelinpalveluun. Tietojen kyselyn avulla varmistetaan palvelun laillisuus ja tehdään itse puhelinpalvelun tarjoaminen mahdolliseksi.
Rekisteröitymisen yhteydessä maksetaan palvelumaksu, joka on määritelty jokaisessa maassa erikseen. Tämä ei ole kertamaksu, vaan maksu per vuosi. Näin ollen, toiminnan jatkuessa pidempään kuin yhden vuoden verran, maksetaan palvelumaksu uudestaan.
Puhelinpalvelussa käytettävät numerot
Puhelinpalvelun perustaminen on iso prosessi ja yksi vaihe on päättää palvelun yhteydessä tarjottavien puhelinnumerojen määrä. Isoissa yrityksissä, jotka olettavat puhelinpalvelunsa ruuhkautuvan, suositellaan käytettäväksi enemmän kuin yhtä numeroa. Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että numeroita ei voi ikinä olla liikaa. Niitä on helpompi ottaa pois käytöstä kuin pyytää lisää myöhemmässä vaiheessa.
Numeron suhteen tulee päättää, halutaanko käyttää lyhennettä vai normaalin mittaista puhelinnumeroa. Tämä tulee päättää hyvissä ajoin, sillä kaiken pitää olla kunnossa viranomaisen suhteen 48 tuntia ennen kyseisen palvelun varsinaista käyttöönottoa.
Yrityksen yhteistyökumppanit
Puhelinpalvelun perustaminen on vaativa ja aikaa vievä prosessi, jonka aikana ei tulisi pelkästään miettiä yritystä itseään. Tärkeää on myös miettiä yrityksen yhteistyökumppaneita sekä heidän toimintatapaansa. Jos halutaan luoda menestyksekäs puhelinpalvelu, ei se toimi, ellei varmisteta myös yhteistyökumppaneiden luotettavuutta. Luotettavuuden lisäksi luvat ja niiden voimassaolo on hyvä tarkistaa. Jos näitä ei saa tietoon yritykseltä itseltään, voi niitä etsiä erilaisista rekistereistä. Toki tällainen käytön yhteistyökumppanin osalta on jo varoitusmerkki yritykselle itselleen.
Puhelinpalvelun toiminnassa tärkeintä on lakien noudattaminen sekä jatkuvasti muuttuvien ehtojen seuraaminen. Yrityksen toiminta kannattaa pitää aina ajan tasalla sujuvuuden varmistamiseksi. Tämän voi varmistaa seuraamalla aktiivisesti viranomaisten antamia ohjeita ja liittymällä uutiskirjelistalle. Viranomainen valvoo toimintaa, mutta haluaa tehdä sen mahdollisimman mukavalla tavalla ja yrityksiä tukemalla.
Oletko osallistunut jo seminaaripäivään?